'Zorg dat je gezien wordt’, dat is belangrijk voor elke vereniging. En daarvoor kun je gedrukte communicatiemiddelen inzetten. Naast je online communicatie (website, social media) zijn gedrukte communicatiemiddelen een ideale manier om je vereniging onder de aandacht te brengen van belangrijke doelgroepen.


Welke activiteit je als vereniging ook organiseert; zorg dat je gezien wordt! Elke vereniging zou eigenlijk moeten beschikken over een verenigingsfolder of brochure. Een gedrukt communicatiemiddel dat je achter kunt laten bij een gemeentebeambte, een mogelijk sponsor, ouders, toekomstige leden, scholen etc. Een folder is een ideale manier om je vereniging te promoten en iets te vertellen over je mooie vereniging.

Huisstijl
Als je het hebt over communicatiemiddelen heb je het meteen ook over de huisstijl van een vereniging. Een huisstijl beperkt zich niet tot het logo. Het omvat ook zaken als het kleurgebruik, lettertype, wat voor soort foto’s, schrijfstijl. Als je als vereniging een huisstijl hebt vastgesteld of laten ontwerpen, dan moet je deze in al je communicatie doorvoeren. Dit zorgt er voor dat je een herkenbaar beeld naar buiten uitdraagt. Het is dus van belang dat je folder dezelfde sfeer uitademt dan bijv. je website.

Communicatiemiddelen
Voordat je begint met het produceren gedrukte communicatiemiddelen is het belangrijk om een paar zaken te bepalen:

  • wordt het een folder, brochure of flyer
  • voor wie is hij bestemd (doelgroep)
  • wat wil je gaan vertellen, wat is het doel van de folder
  • wat is je budget
  • kun je het in eigen huis maken,  heb je iemand in je vereniging die goede teksten kan schijven of die de folder kan ontwerpen
  • wat is de oplage
  • hoe ga je het materiaal verspreiden
  • wie gaat het drukken

Bedenk ook dat het voor een ledenwerfactie of aankondiging van een concert best zo kan zijn dat je meerdere middelen in kunt gaan zetten. Kijk dan ook goed hoe die middelen elkaar kunnen versterken.

Folder of brochure
Een folder of brochure is een goed middel om uitgebreide informatie over je vereniging te verstrekken. Een folder is één vel papier dat op verschillende wijze kan worden gevouwen. Een brochure is uitgebreider en bestaat uit min. 8 pagina’s (en is altijd een veelvoud van 4 pagina’s).In een brochure kun je meer vertellen over je vereniging. Je kunt bijv. iets kwijt over het ontstaan van de vereniging, over het belang van muziek en dans, over als je activiteiten.  In zowel folder als brochure je kunt iets zeggen over de lestijden, contributie, extra kosten etc. Zeker als je deze inzet bij een ledenwerfactie is dat belangrijk.

Gebruik de folder of brochure om te vertellen wat jouw vereniging uniek maakt. En let hierbij op dat elke vereniging zich gezellig noemt….
Een folder/brochure kan heel onpersoonlijk overkomen. Maak hem daarom persoonlijk door bijv. je leden de tekst te laten ‘vertellen’. Gebruik een foto van een jeugdlid en laat hem/haar vertellen wat zo leuk is aan de vereniging.
Probeer sowieso om in de folder/brochure foto’s te verwerken. Beelden zeggen meer dan woorden. Gebruik vooral foto’s van je eigen leden (vergeet niet om eerst toestemming te vragen). Laat via foto’s zien wat  je doet maar ook welke activiteiten je allemaal organiseert voor de leden.

Onderstaand enkele tips voor het schrijven van een folder/brochure:

  • Schrijf voor de lezer. Een tekst voor kinderen is anders dan een tekst voor de ouders. Bepaal voor wie je de folder maakt.
  • Schrijf kort en bondig, geen overbodige informatie. Maak korte zinnen
  • Vermeld met wie men contact op kan nemen om zich aan te melden of om meer informatie te verkrijgen (telefoonnummer, emailadres)
  • Vermeld repetitietijden en eventueel de contributie
  • Vermeld de wijze waarop je vereniging werkt (krijgen de kinderen les op de vereniging of gaat dat via de muziekschool?) Is er een jeugdorkest waar het kind in komt?
  • Vermeld ook activiteiten buiten de muziek-/majorettelessen om

Flyers
Een flyer is een ongevouwen, bedrukt vel papier. Het papier is meestal een handzaam formaat, A4 of kleiner, zodat het makkelijk uitgedeeld (het zogenaamde ‘flyeren’) of verzonden kan worden. Het papier is aan één zijde of aan beide zijden bedrukt. Een flyer wordt ook wel een ‘leaflet’ genoemd. Op een flyer kun je dus geen uitgebreide informatie kwijt. Een flyer moet er aantrekkelijk/opvallend uitzien. Een flyer gebruik je bijna altijd om een concert of activiteit onder de aandacht te brengen. Omdat je er niet zoveel tekst op kwijt kunt is het geen ideaal middel om uitgebreide informatie over je vereniging te verstrekken. Maar je kunt het wel altijd verspreiden om je vereniging te promoten.

Enkele tips voor het maken van een flyer:

  • Kies een opvallend beeld/foto
  • Kies een pakkende slogan/headline
  • Beperkt de tekst, gebruik kernachtige zinnen
  • Zet aan tot actie: ‘Zorg dat je erbij bent!’ Datum, lokatie, tijd

Het drukken van flyers is niet zo duur. Flyers kun je verspreiden tijdens bijv. een braderie, een openlucht concert, jongerencentra, buurthuizen, uitdelen op school, huis-aan-huis verspreiding etc.
Flyers uitdelen vergroot ook de naamsbekendheid en kan dus eigenlijk altijd gedaan worden. Zeker omdat het niet zoveel kost. (Let wel, in sommige gemeenten moet je toestemming aanvragen om te flyeren).

Posters
Als verlengde van de flyer kun je ook poster maken. Hierop komt dezelfde boodschap als op de flyer. Let wel: beelden zeggen meer dan woorden. Gebruik foto’s van je eigen leden en laat ook hier een eigen leden in korte krachtige zinnen uitleggen waarom de vereniging te gek is.

Vraag leden om de poster voor de raam te hangen om je activiteit extra zichtbaarheid te geven. Zorg daarnaast weer dat je gezien wordt. Hang de posters op zoveel mogelijk plekken op (supermarkt, buurthuis, scholen etc.)

Give Aways
Het hoort eigenlijk niet bij de gedrukte communicatiemiddelen, maar een give away is zeker een leuk iets om je vereniging onder de aandacht te brengen. Het is een klein cadeautje zoals een pen, tasje, cap, sleutelhanger etc. Meestal zijn de kosten ervan niet zo hoog zodat je het lekker uit kunt delen tijdens een braderie, concert of optocht.