Maar helaas willen andere verenigingen dat ook…

Helaas, dé manier om leden te werven bestaat niet. Je gaat hier dan ook geen kant en klaar actieplan lezen dat je direct een x-aantal nieuwe leden oplevert. Iedere vereniging is anders en opereert in een omgeving/gemeenschap met zijn eigen kenmerken. Wat bij de ene vereniging werkt, werkt bij een andere mogelijk niet. Op deze pagina's vind je informatie waarmee je bij jouw vereniging aan de slag kunt om te verkennen wat bij jouw vereniging wel of niet zou kunnen werken.

Dit document is mede tot stand gekomen door eens te bekijken hoe ledenwerving- en behoud bij andere ‘takken van sport’ wordt aangepakt. Kunnen we daar als muziek- en majorette/twirlverenigingen wat van leren? Wij denken van wel.

Voorbeelden uit de praktijk kunnen je wellicht op ideeën brengen. Je hoeft natuurlijk niet zelf het wiel uit te vinden. Elke muziekvereniging is bezig met ledenwerving. Wij zouden het dan ook erg op prijs stellen als je ledenwervingsacties met ons zou willen delen. We plaatsen deze dan op de website zodat er een soort database ontstaat waar verenigingen hun voordeel mee kunnen doen.

Een belangrijk punt om direct aan te kaarten is dat ledenwerving onlosmakelijk verbonden is met ledenbehoud! Leden vormen de vereniging en leden zijn de belangrijkste ambassadeurs van je vereniging. Ledenbehoud is eigenlijk ook een vorm van ledenwerving. Kinderen nemen klasgenootjes mee, ouders, buren, familieleden, oppaskinderen worden lid. Hoe meer leden je behoudt, hoe meer leden je erbij krijgt.

Een ander belangrijk punt is dat ledenwerving- en behoud continu de aandacht moet hebben. Het zou bijv. elke bestuursvergadering op de agenda moeten staan en het is raadzaam om hier een commissie voor in te stellen. Eén keer in de zoveel jaar een ledenwervingsactie opzetten zet geen zoden aan de dijk. Niemand wordt lid omdat jij dat wil. Men wordt lid omdat men dat zelf wil.

Goede voorbereiding

Voordat je begint met een ledenwervingsactie is het interessant om eerst je vereniging eens onder de loep te nemen. Dat kan met een eenvoudige analyse. Deze analyse kan je informatie opleveren die je kunt gebruiken in de communicatie rondom de ledenwerving, maar ook in andere communicatie met je leden en met andere samenwerkingsverbanden. De analyse die je in de voorbereiding maakt bestaat uit 4 onderdelen: (edenonderzoek, Imago (wie ben ik, wat voor beeld heeft men over de vereniging), Externe analyse, Acties/middelen

Ledenwerving en communicatie in het algemeen vraagt om een goede relatie met o.a.:

  • Scholen/Muziekschool
  • Lokale pers
  • Gemeente
  • Ouders
  • Leden

a) Ledenonderzoek

  • hoe is het ledenbestand op dit moment samengesteld (ledenaantal, geslacht, leeftijd, sociale klasse, afkomst)
  • hoe ontwikkelt zich het ledenaantal?
  • hoe verhoudt zich het aantal nieuwe leden dat er in een seizoen bijkomt (instroom) tot het aantal leden dat zich per seizoen afmeldt (uitstroom)?
  • kent je de redenen waarom leden zich afmelden?
  • wordt er gestructureerd gewerkt om dit inzicht te verkrijgen?
  • welke redenen worden er genoemd voor afmelden als lid?
  • zijn dit verenigingsgebonden factoren? (repetitietijd, dirigent, instructrice, training, organisatie e.d.) of zijn dit niet verenigingsgebonden factoren? (bijv. verhuizing, studie)?

Wie bereikt je nu (niet):

  • voor jeugdige leerlingen: op welke basisschool zitten deze leerlingen (indien er meer basisscholen zijn in uw dorp/stad)?
  • Is er contact met alle scholen?
  • uit welke wijken komen de leden?
  • zie ook de eerste vraag over de samenstelling van het ledenbestand.

Natuurlijk weet je het antwoord op veel van deze vragen. Maar het is handig om het eens op papier te zetten. Je krijgt op deze manier bovendien een overzicht van de doelgroepen die je wellicht nog niet bereikt.

b) Imago

Het imago is kort gezegd het beeld dat anderen van de vereniging hebben. Dit is gebaseerd op de identiteit, maar hoeft daar niet per definitie mee overeen te komen. Liever wel natuurlijk. Uiteraard zijn er allerlei factoren die het imago bepalen, je hebt hier echter zelf wel enige invloed op. Besef dat je bij alle activiteiten die je als vereniging onderneemt aan het communiceren bent. Je bent voortdurend bezig een beeld neer te zetten van de vereniging. Of je nu over straat loopt, een concert geeft of een optreden verzorgt tijdens een braderie in je dorp/stad; je werkt hiermee aan het beeld dat mensen hebben van je vereniging in het bijzonder en blaasmuziek/slagwerk/majorette in het algemeen. Maar ook de manier waarop je vereniging is georganiseerd, communiceert met leden, activiteiten ontwikkeld voor leden dragen bij aan het imago.

Jouw leden hebben ooit de beslissing genomen dat ze bij de vereniging willen horen. Zij kunnen je dus belangrijke informatie verschaffen die je kunt gebruiken in je communicatie
Belangrijke vraag is dan ook:

  • Hoe zien je leden de vereniging?
  • Waarom zijn ze juist lid geworden van jouw vereniging?
  • Wat was er belangrijk bij het zoeken naar een passende hobby en vereniging?
  • Wat is de sfeer binnen de vereniging?
  • Hoe hebben leden kennis gemaakt met de vereniging?
  • Biedt je voor elke doelgroep/leeftijdsgroep interessante activiteiten?

Je kunt dit nog verder trekken door ook te bekijken hoe anderen de vereniging zien. Vraag in de straat, bij je buren of bekenden of men je vereniging kent, hoe men de vereniging kent en welke uitstraling deze heeft. Komt dit wel overeen met de wie je als vereniging werkelijk bent?

Op deze manier kunt je punten naar voren halen die je kunt gebruiken in de ledenwerving. De redenen waarom je leden lid zijn, gelden wellicht ook voor anderen die nu geen lid zijn. Laat de eigen leden in de ledenwerving aan het woord, laat hen vertellen waarom het zo leuk is om bij de vereniging te zijn.

Ook de informatie die je krijgt van anderen buiten de vereniging kun je gebruiken. Komen hier negatieve punten naar voren of punten die niet overeenkomen met wie je werkelijk bent (je identiteit), dan kun je allereerst eens bekijken wat je kunt doen als vereniging zelf om dit beeld te veranderen. Maar je kunt het ook gebruiken in uw ledenwerving om bepaalde punten te weerleggen. 

c) Externe analyse

  • wie zijn de concurrenten van uw vereniging (dit zijn niet alleen andere muziekverenigingen maar ook bijv sportverenigingen)
  • wat is de contributie bij die concurrenten, wat zijn hun sterke/zwakke punten
  • is er contact met buitenschoolse opvang in uw dorp/stad/wijk. Zo nee, is het een mogelijkheid om hier mee samen te werken
  • is het mogelijk om met andere verenigingen samen te werken (zowel binnen als buiten onze sector)
  • wat is uw positie binnen het dorp/wijk/stad. Kent men uw vereniging? Wordt uw vereniging gevraagd om aanwezig te zijn bij activiteiten in uw dorp/wijk/stad? Denk daarbij aan intocht Sinterklaas, Braderie, Koninginnedag, kerstconcert etc. etc. Is dit niet zo dan ligt hier nog een hele belangrijke taak.

d) Acties en middelen

  • hoe komt u nu aan nieuwe leden?
  • welke middelen zijn/worden ingezet om leden te werven cq. te behoude?
  • welke kosten maakt uw vereniging om leden te werven cq. te behouden?
  • welke resultaten boekt u met uw huidige aanpak?

Na de analyse (a t/m d) heeft u een beter beeld gekregen van uw vereniging en het ‘umfeld’ waarin u opereert. Zoals al gezegd, veel van bovengenoemde vragen kunt u eenvoudig beantwoorden. Het gaat er echter om dat u, doordat u bewust e.e.a. op papier zet, informatie boven water krijgt die u kunt gebruiken in uw communicatie.

 

Aan de slag!

De analyse kan u wat u handvatten aanreiken waarmee u aan de slag kunt gaan in uw ledenwerving. Daarbij is het belangrijk om een aantal zaken vast te stellen. Denk hierbij aan:

  • wat is het budget (is er sponsering mogelijk van bijv. de plaatselijke drukker/kopieshop)
  • wie gaat de actie coördineren (speciale commissie en zo ja, wie zit hier in en vergeet hierbij niet uw jeugdleden, bestuur?)
  • op wie gaan we ons richten (speciale wijk, school, leeftijd? Wat komt uit de analyse)
  • welk moment/tijdstip (einde schooljaar, na een concert, na een kampioenschap, na een activiteit die publiciteit met zich meebrengt, één moment of vaker in het jaar)
  • wat gaat de actie inhouden? En inherent hieraan; wat kunnen we aan, hebben we voldoende mensen?

De beste en makkelijkste vorm van reclame is mond-tot-mond reclame. Tevreden ouders en leden spreken met andere ouders en leden. Dit is natuurlijk ook heel persoonlijk. Mensen houden van een persoonlijke benadering. Gebruik de eigen leden in de werving, zet uw eigen leden in om andere leden te werven.

Promotie-/Communicatiemateriaal

Welke actie u ook opzet; zorg dat u gezien wordt! De genoemde communicatiemiddelen kunt u specifiek inzetten bij een ledenwerfactie, maar kunnen (moeten) natuurlijk ook gebruikt worden om uw vereniging in algemene zin op de kaart te zetten (denk hierbij aan website, pers, social media)

Beperk u niet tot één folder maar zorg dat uw actie overal in uw dorp/wijk/stad gecommuniceerd wordt. Zet zoveel mogelijk communicatiemiddelen in om iedereen te laten weten dat u op zoek bent naar nieuwe leden. Zorg ervoor dat alle middelen volgens dezelfde ‘huisstijl’ zijn gemaakt; dus gebruik dezelfde kleuren, foto’s etc. Iemand die een bijv. een folder krijgt moet meteen de link leggen met de posters die hij heeft gezien of de flyer die hij heeft ontvangen.

Folder of brochure

Een folder of brochure is een goed middel om uitgebreide informatie over uw vereniging te verstrekken. Een folder is één vel papier dat op verschillende wijze kan worden gevouwen. Een brochure is uitgebreider en bestaat uit min. 8 pagina’s. Vaak hebben ouders vragen over bijv. de lestijden, contributie, extra kosten etc. Die kunt u in een folder kwijt. Belangrijk bij het samenstellen van de tekst is de informatie die u verkregen hebt met de analyse. Wat maakt uw vereniging bijzonder, waarom zijn uw leden lid geworden, wat is er leuk aan muziek maken/dansen. Iedere vereniging noemt zich gezellig, maar wat maakt uw vereniging nu uniek?

Onderstaand enkele tips voor het schrijven van een folder/brochure:

  • Schrijf voor de lezer. Een tekst voor kinderen is anders dan een tekst voor de ouders. Bepaal voor wie u de folder maakt.
  • Schrijf kort en bondig, geen overbodige informatie. Maak korte zinnen.
  • Vermeld met wie men contact op kan nemen om zich aan te melden of om meer informatie te verkrijgen (telefoonnummer, emailadres).
  • Vermeld repetitietijden en eventueel de contributie
  • Vermeld de wijze waarop uw vereniging werkt (krijgen de kinderen les op de vereniging of gaat dat via de muziekschool?) Is er een jeugdorkest waar het kind in komt?
  • Vermeld ook activiteiten buiten de muziek-/majorettelessen om.

Een folder/brochure kan heel onpersoonlijk overkomen. Maak hem daarom persoonlijk door bijv. uw leden de tekst te laten ‘vertellen’. Beeld een foto af van een jeugdlid en laat hem/haar vertellen wat zo leuk is aan de vereniging.
Probeer sowieso om in de folder/brochure ook foto’s te verwerken. Beelden zeggen meer dan woorden. Gebruik vooral foto’s van uw eigen leden (vergeet niet om eerst toestemming te vragen). Laat via foto’s zien wat u doet maar ook welke activiteiten u allemaal organiseert voor uw leden.

Flyers

Een flyer is een ongevouwen, bedrukt vel papier. Het papier is meestal een handzaam formaat, A4 of kleiner, zodat het makkelijk uitgedeeld (het zogenaamde ‘flyeren’) of verzonden kan worden. Het papier is aan één zijde of aan beide zijden bedrukt. Een flyer wordt ook wel een ‘leaflet’ genoemd. Op een flyer kunt u dus geen uitgebreide informatie kwijt. Een flyer moet er aantrekkelijk/opvallend uitzien.

Enkele tips voor het maken van een flyer:

  • Kies een opvallend beeld/foto
  • Kies een pakkende slogan/headline (bijv. Wij zoeken jou!)
  • Beperk de tekst, gebruik kernachtige zinnen
  • Zet aan tot actie: ‘Zorg dat je erbij bent!’ Datum, locatie, tijd

Het drukken van flyers is niet zo duur. Flyers kunt u verspreiden tijdens bijv. een braderie, een openlucht concert, jongerencentra, buurthuizen, uitdelen op school, huis-aan-huis verspreiding etc.
Uiteraard is het moment van uw ledenactie bepalend of u op een zinvolle manier kunt gaan flyeren. Maar flyers uitdelen vergroot ook uw naamsbekendheid en kan dus eigenlijk altijd gedaan worden. Zeker omdat het niet zoveel kost. Uiteraard is de boodschap op een flyer dan wel anders dan de boodschap voor een ledenwerfactie.

Posters

Als verlengde van de flyer kunt u ook poster maken. Hierop komt dezelfde boodschap als op de flyer. Let wel: beelden zeggen meer dan woorden. Gebruik foto’s van uw eigen leden en laat ook hier een eigen leden in korte krachtige zinnen uitleggen waarom uw vereniging te gek is.

Vraag leden om de poster voor de raam te hangen tijdens de ledenwerfperiode. Zorg daarnaast weer dat u gezien wordt. Hang de posters op zoveel mogelijk plekken op.

Website

Praktisch elke vereniging heeft een website. Vaak zien die er mooi en verzorgd uit. Tijdens de ledenwerfactie moet de informatie meteen op de homepage van uw website staan. Zorg er ook voor dat ouders die informatie willen hebben over uw vereniging en uw website bezoeken de informatie vinden die zij zoeken; lestijd, leslokaal, contributie, eventueel extra kosten, contactpersoon, successen, agenda zodat men kan zien wat u allemaal doet. Uiteraard geldt ook hier; beelden zeggen meer dan woorden. Gebruik ook op uw website uw eigen leden die vertellen wat zo leuk is aan uw vereniging. Dat kan bijv. ook met eenvoudige filmpjes die u in de website laadt vanuit youtube.

You Tube-kanaal

Film/video is in opmars. Steeds vaker wordt er gebruik gemaakt van videomateriaal om te laten zien wie u bent en wat u doet. Een geweldig concert gegeven? Maak er een compilatie van, laat leden iets vertellen over het concert en plaats het op uw website of maak een eigen youtube-kanaal aan. U kent vast iemand die een beetje handig is in het monteren van videomateriaal. Betrek hierbij ook uw jeugdleden, u zult versteld staan hoe handig die zijn met het maken van korte, spontane filmpjes. Denk er ook eens aan om leden te laten vloggen. Plaats deze filmpjes vervolgens weer op social media en zo ontstaat er een geheel in uw communicatieboodschappen.

Social Media

In het verlengde van de website kunt u ook eens denken aan het inzetten van social media zoals twitter, instagram en facebook. De jeugd is te vinden op social media. Misschien is het een idee om hiervoor ook uw eigen leden in te schakelen. Laat de jongeren zelf een facebookpagina of instagram account maken voor uw vereniging. Zorg ervoor dat leden linkjes over concerten etc. delen. Uiteraard geldt ook hier dat dit in algemene zin een communicatiemiddel bij uitstek is om de jeugd te bereiken, maar ook in het kader van het ledenbehoud. De ledenwerfactie kan hierin ook een plekje krijgen. Het grote voordeel van social media is ook weer dat u uw eigen leden inzet om uw vereniging bij anderen onder het voetlicht te brengen. Zie ook ‘social media’ elders op deze site. Even de juiste naam vermelden die ook op de site wordt gebruikt

Persberichten

Probeer uw ledenwerfactie in de krant te krijgen. Liefst met een foto erbij. Uiteraard is een goed contact met de regionale/plaatselijk pers van essentieel belang. Ook dit geldt in het algemeen. De pers zorgt voor naamsbekendheid van uw vereniging. In sommige gemeentes is het lastiger om in het huis-aan-huis blad te komen dan in andere. Zorg er altijd voor dat u een duidelijk persbericht aanlevert (zie ook ‘Persberichten’ elders op deze site) en een goede foto in hoge resolutie.

Uiteraard is het afhankelijk van uw budget welke middelen u kunt inzetten om de ledenwerfactie bekend te maken. Het is echter wel zo, dat u op verschillende manieren de potentiële leden moet zien te bereiken. Dat kan vooral door het slim inzetten van materiaal op het juiste moment en op de juiste plekken. Het gaat vaak om een combinatie van middelen. Vergeet vooral uw eigen leden niet. Zij zijn uw beste ambassadeur!


Mogelijke ledenwervingsactiviteiten

Vrienden-/vriendinnenles.

Jeugdleden mogen een vriendje/vriendinnetje meenemen naar de les/repetitie.
Laat uw leden die hun vriendje/vriendinnetjes hebben uitgenodigd een stuk spelen of laat hen hun show doen. Maak hen bijzonder. Maar vooral; laat de Kinderen die komen zelf aan de slag gaan. Zorg voor een gezellige les met een drankje en hapje.
Maak een echte uitnodiging zoals bij een kinderfeestje en laat uw leden die persoonlijk uitdelen op school. Vergeet niet om de ouders uit te nodigen om op het eind van de les te komen kijken. Zorg er dan voor dat er op dat moment een kopje koffie is, dat er een flyer of folder is van uw vereniging, dat er mensen zijn (eventueel ook ouders van bestaande leden) die vragen kunnen beantwoorden. Mogelijk kunt u foto’s vergroten en ophangen met allerlei activiteiten van de vereniging. Noteer de namen/adressen van de kinderen die gekomen zijn zodat u die mogelijk later nog eens met een brief kunt benaderen.

Gratis kennismakingslessen (strippenkaart die elke les wordt afgestempeld)

Gratis lessen zijn altijd leuk. Die kun je aan elke activiteit vastplakken. Met een strippenkaart kunt u dit nog mooi visualiseren. Kinderen krijgen dan elke les een stempel/vinkje op de kaart totdat hij vol is. De kaart kan meegegeven worden tijdens bijv. de vrienden-/vriendinnenles, maar u kunt deze ook uitdelen op school, neerleggen bij de bibliotheek, het zwembad. Kortom overal waar jeugd is kunt u deze kaarten neerleggen. Zorg wel voor een flyer met uitleg over de kaart of zet achter op de strippenkaart de benodigde informatie.

Muzikale speurtocht

Een heel andere manier om kinderen kennis te laten maken met muziek, majorette en uw vereniging is een muzikale speurtocht. Het idee is heel eenvoudig; u zet een speurtocht uit met allerlei activiteiten rondom muziek maken en/of dansen. Kinderen kunnen zo tijdens de speurtocht naar verschillende muziekinstrumenten luisteren maar het leukste is natuurlijk dat ze ook zelf mogen proberen een instrument te bespelen. Of dat ze zelf twirltechnieken mogen gaan uitproberen. Op het eindpunt zorgt u voor een drankje en hapje. U nodigt de ouders uit om op het einde hun kind op te halen en eigen leden geven dan nog een korte demonstratie. Ook hier geldt; zorg dat u gezien wordt. Vergeet ook hier niet de kinderen een foldertje mee te geven, de adressen te noteren. Deel uitnodigingen uit op school, hang posters/flyers in de bibliotheek, de snackbar, de supermarkt, het zwembad, de muziekschool etc.

Lessen op school/samenwerking met basisschool

Een heel interessant middel om kinderen enthousiast te maken voor muziek en dans is natuurlijk om muziek- en danslessen te verzorgen op school. Dit wordt door veel verenigingen gedaan. Ook hier is het van belang dat u uw bestaande leden die op die school zitten betrekt bij deze lessen. Misschien is het mogelijk dat er op het eind van de lessen een klein concert wordt gegeven? Vergeet ook hier niet om de kinderen een folder mee te geven over uw vereniging en koppel er meteen een open repetitie aan vast zodat u kinderen die belangstelling hebben een keer in uw eigen repetitielokaal kunt ontvangen en daar ook meteen de ouders van informatie kunt voorzien. Strippenkaart met een aantal gratis lessen erbij en het plaatje is compleet.

Denk overigens ook eens aan de buitenschoolse opvang. Ouders vinden het vaak erg fijn dat hun kind al heeft gesport of naar muziekles is geweest als zij ze ophalen van de buitenschoolse opvang. Als u een docent heeft die ’s middags na school beschikbaar is kan de hele jeugdafdeling direct na school naar de muziekles.

Muziek-/danscarrousel

Misschien ligt het niet voor de hand om andere verenigingen te betrekken bij een ledenwerfactie. Maar elke vereniging zoekt leden (daarom is het ook zo lastig). Waarom de krachten niet bundelen? Een muziek-/danscarrousel (of een andere naam) zou daarvoor een optie kunnen zijn. Kinderen kunnen bij verschillende verenigingen een aantal proeflessen volgen. Uiteraard bij uw eigen vereniging maar daarnaast bijv. ook bij een kinderkoor en/of dansschool. Het zou natuurlijk helemaal mooi zijn als u dat kunt afsluiten met een gezamenlijk optreden. Tijdens dat optreden kunnen de deelnemende verenigingen informatie verstrekken aan de ouders. Dat zou bijv. kunnen door een soort ‘beursplein’ te maken met standjes van elke vereniging. Verschillende sportverenigingen doen dit in hun dorp/stad al. Ze delen dan een gezamenlijke folder uit op scholen waarin elke vereniging kort uitleg geeft over hun sport en hun aanbod. Zorg wel dat de lessen elkaar opvolgen zodat kinderen ook bij meerdere verenigingen proeflessen kunnen volgen. U zou zelfs als voorwaarde kunnen stellen dat men minimaal bij twee of drie verenigingen proeflessen moet volgen om mee te doen met de carrousel.


Spreekbeurten door leden

Voor kinderen is de vereniging vaak één van de belangrijkste onderdelen van hun leven. Bied hen de kans om dit te vertellen aan hun klasgenoten. Stel een pakket samen met daarin informatie over de vereniging. Jonge leden kunnen dit gebruiken voor één van hun vele spreekbeurten.

Kinderfeestjes op maat

Vele ouders breken er hun hoofd over; hoe organiseer ik een origineel kinderfeestje? Schiet hen als vereniging te hulp en bied een kinderfeestje op maat aan. Werk hierbij samen met enthousiaste leden die op deze manier een maatschappelijke stage kunnen lopen. Per kinderfeestje beïnvloed je al snel vijf á tien kinderen.

Open dag
Er wordt van alle kanten door verenigingen aan jonge kinderen getrokken, maar welke sport en vereniging moeten zij kiezen? Organiseer een open dag waarbij potentiële leden en hun ouders uw vereniging leren kennen. Leg de nadruk op de unieke punten van de vereniging.

Interessante links:

Muziek maakt slim