BBM werkt samen met TicketBuy

TicketBuy is een bedrijf dat de kaartverkoop voor jouw evenementen, georganiseerd door je vereniging, helemaal kan verzorgen. Als BBM hebben we een samenwerking met TicketBuy, een organisatie die gemakkelijk benaderbaar is en altijd bereid is mee te denken. Of je nu belt, mailt of app’t, je krijgt snel de juiste ondersteuning. TicketBuy helpt ons met onze kaartverkoop en alles wat daaraan voorafgaat, zoals bijvoorbeeld het systeem waarmee je kon inschrijven voor ons symposium.

In het kader van deze samenwerking hebben we een speciale prijsafspraak gemaakt voor BBM-leden. Wanneer je contact opneemt met TicketBuy, geef dan aan dat je lid bent van BBM en ontvang een korting van 10% op de servicekosten!

Ticketing

Wanneer je een evenement organiseert met je vereniging dan verkoop je daar meestal ook kaartjes voor. Een ticketing bedrijf kan die kaartverkoop van A tot Z online voor jullie regelen. Van een mooie webpagina met alle informatie, e-tickets per mail tot een app om aan de kassa de kaartjes te scannen. Alles kan worden verzorgd.

Deze service is natuurlijk niet gratis, en je merkt vaak dat de grote online ticketing bedrijven zich richten op commerciële evenementen. Bovendien werken ze met een uitsluitend digitale omgeving en zijn ze niet persoonlijk te benaderen. Dat is een nadeel als je met je vereniging samen met allemaal vrijwilligers iets op poten zet.

Heb je nog geen ervaring met het gebruiken van een online ticket systeem? Lees dan hieronder waar je op moet letten. TicketBuy voldoet aan alle zaken die hieronder vermeld staan.

Wil je contact met TicketBuy, stuur dan een email dan naar Ruud Wijnen en voor meer info kijk je hier op hun website.

iDEAL Betaling

Zorg ervoor dat je vertrouwen hebt in de uitleg die je krijgt van het ticketingbedrijf. De uitleg moet helder en eenvoudig zijn, want het systeem dat je gebruikt, moet snel en gebruiksvriendelijk zijn. Een belangrijk punt is dat het ticketingbedrijf de iDEAL-betaling voor je regelt. Als je zelf een account bij een betaalprovider moet aanmaken, loop je het risico dat er allerlei onverwachte zaken op je pad komen. Het ticketingbedrijf zorgt er voor dat dit voor al haar klanten geregeld is. Bespaar jezelf die extra moeite!

Derdengelden rekening

Het ticketing bedrijf moet een eigen account hebben bij een iDEAL betaling-verstrekker en het geld bij voorkeur laten doorstorten naar een derdengelden rekening. Dit is een rekening waarin het geld tijdelijk wordt ‘geparkeerd’. Wanneer een bezoeker een ticket koopt, wordt dit geld in bewaring gehouden en daarna naar jou doorgestort.

Doorstorting

Het doorstorten van het geld naar jou moet snel gebeuren. Niet alle ticketingbedrijven doen dit even snel. Als een ticketingbedrijf niet in staat is om wekelijks over te boeken, is het belangrijk om je af te vragen of dit de juiste partij is voor jouw evenement. Daarnaast wil je snel toegang hebben tot het geld om eventuele gemaakte kosten voor het evenement te kunnen dekken.

Verkoop inzage

Bijna alle systemen bieden het aan, maar het is belangrijk om vooraf te controleren of je inzage hebt in de verkoop. Je wilt natuurlijk weten hoe de verkoop van de tickets voor jouw evenement verloopt. Het is fijn als je een eigen dashboard hebt waar je de gegevens kunt inzien.

BTW

Het is belangrijk om te letten op het verschil in de BTW die wel of niet in de prijs is inbegrepen. Aangezien een ticketingbedrijf géén culturele organisatie is, valt het BTW-tarief onder ‘hoog’ (21%). Niet elke vereniging kan zijn BTW terugvragen, dus kijk goed of er nog BTW kosten bijkomen die je niet verwacht had!

Gratis ticketsysteem

Er zijn ticketingbedrijven die beweren een gratis ticketsysteem aan te bieden. Wees echter voorzichtig! Er zit een kern van waarheid in, maar dat geld voor alle ticketingbedrijven. Stel, je wilt een ticket van €20,- verkopen, en er komt €1,- aan servicekosten bij (de kosten die je aan het ticketingbedrijf betaalt). Dan verkoop je je ticket simpelweg voor €21,-, zodat de bezoeker jouw servicekosten dekt.
Oftewel: gratis is nooit gratis, maar het kan voor jou wel kosteloos zijn!

Kosten creditcard

Het is niet ongebruikelijk dat er extra kosten in rekening worden gebracht voor betalingen via buitenlandse rekeningen of creditcards. Deze kosten worden vaak door de creditcardbedrijven doorberekend aan ticketingbedrijven. iDEAL betaling is in Nederland zeer gebruikelijk en de kosten daarvan liggen vast. Dit zou achteraf dus geen verassingen mogen opleveren. De bijkomende kosten voor creditcardbetalingen worden meestal doorberekend aan de bezoeker. De bezoeker heeft dan de keuze tussen (gratis) iDEAL of (betaald) anders, waardoor de meerkosten de keuze van de bezoeker zijn.

Contracten

Een contract afsluiten met een ticketingbedrijf kan voordelig zijn, vooral als je prijsafspraken maakt voor de lange termijn. Als je meerdere evenementen per jaar organiseert waarvoor je tickets wilt verkopen, kun je aangeven dat je prijsvoordeel wilt. Als je een goede deal kunt maken, kun je overwegen om een contract aan te gaan. Maar als een ticketingbedrijf zegt dat je altijd een contract moet afsluiten, dan is dat niet zo! Je hebt altijd zelf de keuze.

KVK-nummer

Sommige ticketing bedrijven willen alleen met je samenwerken als je een KVK-nummer hebt. Daar zijn ze niet toe verplicht, maar het is vaak wel een extra veiligheid. Ticketingbedrijven zijn in het verleden namelijk wel eens misbruikt om geld wit te wassen. Het is dus niet raar als er gevraagd wordt naar je KVK-nummer. Als je geen KVK-nummer hebt, is het goed om te weten of dit een vereiste is voor het bedrijf waar je mee wilt samenwerken.

Tickets Scannen

Wanneer jouw evenement plaatsvindt, wil je zeker weten dat elk ticket maar één keer wordt gebruikt voor toegang. Het scannen van tickets is hierbij cruciaal. Het is belangrijk dat het gescande ticket direct ongeldig wordt gemaakt, zodat niemand zijn ticket meerdere keren kan printen en twee keer binnenkomt met hetzelfde ticket.
Daarnaast moet het scannen natuurlijk gemakkelijk zijn. Het kan zijn dat je scanners moet huren, die je na het evenement weer moet terugsturen. Een eenvoudigere oplossing is het gebruik van een gratis app voor op je smartphone. Op deze manier hoef je niets te ontvangen en terug te sturen.

Bezoekersdata

Een ander belangrijk punt om vooraf te overwegen, is in hoeverre je de bezoekersdata belangrijk vindt. Wil je weten wie er allemaal komen, waar ze vandaan komen, wat de gemiddelde leeftijd is, welke andere evenementen jouw bezoekers interessant vinden, enzovoorts. Niet alles hoeft even belangrijk te zijn, maar dat kán natuurlijk wel.
Ticketing systemen kunnen ook bezoekersdata hebben opgebouwd, waarmee ze mensen kunnen benaderen die vergelijkbare evenementen hebben bezocht. Dit kan helpen om hen te triggeren om ook naar jouw evenement te komen. En ja, dat mag! Mits het gaat om eenzelfde toepassing. Bezoekersdata kúnnen dus voor jouw evenement interessant zijn.