Stadsharmonie KVA-Oss ging op zoek naar een nieuwe dirigent. Hoe zij dat deden, lees je in dit inspirerende artikel. Openheid stond centraal in de procedure, samen met betrokkenheid van alle (harmonie)leden.

In de zomer van 2020 besloot KVA-Oss aan de slag te gaan met het verbeteren van de beleving en sfeer binnen de club. Dat gebeurde aan de hand van Accelerando, zoals ze hun verbeterprogramma noemden. De Stadsharmonie richtte zich daarbij op drie aspecten: Muzikale kwaliteit, Organisatie en Communicatie.

Verbeterprogramma Accelerando

Met een brede vertegenwoordiging uit de vereniging (15 leden, opgedeeld over de drie genoemde werkgroepen) werd op een gestructureerde manier in vier fasen gewerkt aan het realiseren van de verbeteringen:

1. Probleembeschrijving en scoping
2. Analyse van de oorzaken van de belangrijkste problemen
3. Definiëren van mogelijke oplossingen
4. Implementeren van korte termijn-acties binnen de scope van Accelerando; lange termijn-acties vormen de basis voor toekomstig beleid.

In gesprek met leden, muzikaal leiders en de BBM

Vooral voor de analyse namen de werkgroepen uitgebreid de tijd. Ze gingen in gesprek met alle commissies van de vereniging; met alle geledingen (orkesten en secties van de harmonie); met alle muzikaal leiders van de diverse geledingen; en met externe partijen (zoals zusterverenigingen en de BBM). ‘Hierdoor kregen wij goed inzicht in de achterliggende oorzaak van knelpunten,’ vertelt secretaris Jo Mooren. Ook werd een verenigingsbrede enquête gehouden naar beleving, manier van communiceren binnen de vereniging en muzikale aspecten. En tot slot maakten de werkgroepen ook hun eigen analyses.

Nieuw elan met een nieuwe dirigent

Uit de analyse, en met name uit de enquête, kwam naar voren dat een nieuwe dirigent misschien wel nieuw ‘elan’ kon genereren in de vereniging. De beslissing om afscheid te nemen van de huidige dirigent (die veertien jaar voor het orkest staat) werd vervolgens in goede harmonie genomen. Want na overleg bleek dat beide partijen wel toe waren aan ‘iets nieuws’.

Procedure: openheid en betrokkenheid

‘We vonden het heel belangrijk dat openheid en betrokkenheid van (harmonie-)leden centraal stonden in procedure,’ vertelt Jo Mooren. Dat zag je meteen terug in de eerste communicatie naar de harmonieorkestleden, toen de voorzitter vertelde dat het bestuur – op basis van de resultaten uit Accelerando – besloten had om een sollicitatieprocedure op te starten. ‘De voorzitter en dirigent stonden bij deze mededeling samen voor het orkest, dus de leden zagen meteen dat het besluit in goed overleg genomen was.’

Wat vonden de leden belangrijk?

Hoe betrek je alle harmonieorkestleden bij de zoektocht naar een nieuwe dirigent? ‘We hebben de leden gevraagd om op papier aan te geven wat zij belangrijke kenmerken vinden voor een nieuwe dirigent,’ zegt Jo Mooren. Dit deden ze door onderstaande kenmerken op volgorde van belangrijkheid te laten plaatsen:

1. In staat om muzikanten te verbinden (zowel muzikaal, als ten aanzien van de leeftijd).
2. Goede didactische en sociale vaardigheden (draagt bij aan de goede sfeer).
3. Kan jeugdleden enthousiasmeren en inspireren.
4. Heeft respect voor bestaande tradities binnen de vereniging.
5. Kan op natuurlijke en prettige manier discipline creëren.
6. Uitgebreide repertoirekennis (zowel originele harmonie- als populaire muziek).
7. Minimaal vijf jaar ervaring.
8. Aantoonbaar ervaring om muzikale basis te verbeteren.
9. Jonger dan 40 jaar.
10. Achtergrond als houtblazer.

Als de leden nog relevante kenmerken misten, mochten ze die natuurlijk ook nog noemen. Tot slot werd hen gevraagd of ze wilden participeren in de selectiecommissie.

In de afbeelding hieronder zie je aan welke kenmerken een nieuwe dirigent moest voldoen volgens de leden van Stadsharmonie KVA-Oss (in volgorde van prioriteit):

Twaalf leden in de selectiecommissie

‘We waren blij verrast en een beetje verbaasd dat zoveel leden aangaven deel te willen nemen in de commissie,’ zegt Jo Mooren. ‘Hoewel we een beetje in de maag zaten met hoe dit in goede banen te leiden (twaalf mensen laten praten met de kandidaten!) hebben we toch hiervoor gekozen, omdat dit ook een uitgelezen kans is om de betrokkenheid van leden bij het reilen en zeilen van de vereniging te vergroten.’

Vacature en reacties

De advertentietekst is opgesteld op basis van de eerste bevindingen en reacties uit het orkest. Op de advertentie hebben vijftien kandidaten gereageerd. Hiervan voldeden negen aan de harde eis dat ze in bezit moesten zijn van een HaFaBra directie diploma.

Brieven en cv’s beoordelen

Alle leden van de selectiecommissie beoordeelden de brieven en cv’s en gaven vervolgens aan of ze een bepaalde kandidaat:

• wilden uitnodigen voor een gesprek (+1);
• daar nog over twijfelen (0);
• zeker niet wilden uitnodigen (-1). 

Op basis daarvan is een scoretabel gemaakt, die vervolgens gesorteerd werd op het aantal ‘+1-tjes’; d.w.z. het aantal keren dat een kandidaat is voorgesteld om uit te nodigen voor een gesprek. Er is ook nog gekeken wat het saldo is van +1 en -1. ‘Dit is wellicht een wat mechanistische aanpak,’ zegt Jo Mooren, ‘maar hiermee ontstond wel een eerste volgorde van voorkeur, waarover de commissie vervolgens kon discussiëren.’

Keuzeadvies van de selectiecommissie

Daarna werd er vergaderd. Elk commissielid gaf aan wat hij/zij belangrijk vond bij de keuze en hoe ze de selectie hebben benaderd. Daarna formuleerde de commissie een keuzeadvies, op basis van de scorings-resultaten en persoonlijke voorkeuren. Voorgesteld werd om de vier kandidaten die het hoogst scoren uit te nodigen voor een gesprek. Zij werden opgebeld door de secretaris. De kandidaten die niet voldeden aan het criterium van het bezitten van een HaFaBra-diploma kregen een afwijsbrief. De andere vijf kandidaten kregen bericht dat ze op een ‘reservelijst’ kwamen.

Gesprekken met de kandidaten

Voor de gesprekken werd de selectiecommissie verdeeld in drie groepen. Elke groep voerde een gesprek met de vier uitgenodigde kandidaten. Elke kandidaat kreeg dus drie gesprekken van ongeveer een half uur; telkens met een andere focus per groepje: 1) Jeugd, 2) Muzikale aspecten & repertoire en 3) Sociale vaardigheden. Jo Mooren: ‘Er werd dus heel bewust zowel naar de harde eisen als de meer “soft skills” gekeken. In elk groepje zat ook één bestuurslid. Zij hebben, met bijdragen van de andere groepsleden, de vragen voor de gesprekken voorbereid.’

Proefdirecties

‘Op basis van de gesprekken wilden we twee kandidaten uitnodigen voor een proefdirectie. Dit zijn er, op basis van de bevindingen van de selectiecommissie, toch drie geworden. Hoewel in de commissie is gediscussieerd of elke kandidaat niet beter twee proefdirecties kon doen, hebben we ervoor gekozen om het bij één proefdirectie per kandidaat te laten,’ vertelt Jo Mooren.

Wat vinden de orkestleden?

De drie proefdirecties zijn in een tijdsperiode van vier weken gerealiseerd (kandidaten in willekeurige volgorde). De dag na de proefdirectie kregen de leden een heel korte vragenlijst in hun mail:

1. Vind je, op basis van de proefdirectie van gisteravond, dat [kandidaat] een geschikte dirigent is voor KVA? (Antwoordmogelijkheid: Ja of Nee)
2. Eventuele opmerkingen.

Na de directie van de derde kandidaat werd nog een derde vraag toegevoegd:

1. Wat is jouw persoonlijke voorkeur in volgorde van geschiktheid?

Besluitvorming

Het uiteindelijke besluit werd genomen door het bestuur. Zij namen hierin de mening van de leden mee (op basis van de vragenlijsten) en natuurlijk ook het advies van de selectiecommissie. Zie ook de afbeelding hieronder:

Zeer snel na de laatste proefdirectie werd in een vergadering van de selectiecommissie het uiteindelijke besluit (eigenlijk: voorstel aan het bestuur) geformuleerd. Interessant om te merken was dat de voorkeur van de commissie overeen kwam met de voorkeur uit het orkest (en dat zonder dat de commissieleden de enquêteresultaten gezien hadden). Een van de kandidaten die duidelijk het vaakst als ‘nummer 1’ genoemd werd door de leden, was ook de kandidaat die voorkeur had van de commissie. ‘Tijdens de hele procedure is steeds een combinatie van enerzijds het afgaan op gevoel als toepassing van “formele scoringstabelletjes” gebruikt,’ zegt Jo Mooren. ‘Dit heeft voor ons uiteindelijk heel goed gewerkt.’

En toen… was er een nieuwe dirigent!

‘De drie bestuursleden die in de selectiecommissie zaten, zijn in gesprek gegaan met de voorkeur kandidaat,’ vertelt Jo Mooren. ‘Er waren namelijk nog enkele “losse eindjes” te bespreken, kritische opmerkingen die gemaakt waren vanuit commissie en orkest. Dat is in dat gesprek naar volle tevredenheid opgelost, en binnen een week stond de kandidaat bij ons op de bok! Ook de voormalige dirigent is nog aan de vereniging verbonden: hij geeft lessen op enkele Osse basisscholen in ons Blazersklas-programma.’