Financieel Gezond
Op ons symposium Toekomstmuziek van 5 april 2025 gaf Margot Welle een inspirerende workshop vol slimme ideeën om inkomsten te genereren en financieel gezond te blijven. In het kader van het ravijnjaar 2026, waarin subsidies onder druk kunnen komen staan nam Margot ons mee in de wereld van donateurs en sponsors werven.
We zetten hieronder alles op een rij wat we daar geleerd hebben over
- Donateurs
- Sponsors
- Fondsen en subsidies
Donateurs
Mensen die eenmalig of periodiek geld geven aan je club geven je een kans op duurzame financiering voor de reguliere activiteiten én projecten van je vereniging. Zeker in een tijd met veel druk op fondsen en subsidies is dit een belangrijke groep om te activeren. De kernboodschap van Margot was:
Geven = Gunnen
Dus: Het gevoel is leidend. Overtuig mensen dat je jezelf en anderen blij maakt, en breng je boodschap met optimisme. Om donaties vragen is geen schooien! Je biedt mensen de kans om mee te werken aan, of deel te worden van iets heel tofs. Bovendien geef je er iets voor terug zoals een mooi concert of een leuke avond.
Tip: Rammel niet met een collectebus, maar maak mooie muziek aan de deur.
Tip: Ga in maart paaseitjes verkopen onder het motto ‘klaar voor de lente’.
Tip: Organiseer leuke dingen voor de donateurs: rondleiding, generale repetitie, een spel met prijzen. Bedenk wel iets wat je lang kunt volhouden
Dat betekent dat alles draait om relatiebeheer
Dus: Betrek je publiek en achterban overal bij, zodat je donateurs zich een onderdeel van jouw club gaan voelen. Je hebt een dirigent, muzikanten, vrijwilligers, én donateurs. Ze vormen allemaal samen jouw vereniging.
Tip: Maak pins/speldjes zodat de donateurs elkaar overal kunnen herkennen.
Tip: Vertel het verhaal van je club, want daar gaan mensen ‘op aan’.
Tip: Maak duidelijk wat je met het geld gaat doen, laat achteraf weten wat je met het geld hebt gedaan. Laat donateurs kiezen waar ze het geld voor bestemmen.
Zichtbaarheid is ontzettend belangrijk
In feite is iedereen donateur, en de meest logische plek waar jullie donateurs jullie zien is bij jullie concerten! Zorg ervoor dat daar iedereen altijd de kans krijgt om eenvoudig te doneren.
Uiteraard ben je zichtbaar op je website, dus het is belangrijk dat daar actuele informatie op staat, en dat hij goed functioneert.
Vaak ben je buiten zichtbaar. Ben je op een feestje, of bij een activiteit in je gemeente? Zorg dan voor een visitekaartje met een opvallende vorm en één leuke zin op de achterkant. Zet er een QR code op die verwijst naar een pagina op jullie site die meteen zegt: welkom, wat fijn dat je er bent!
Ga je langs de deuren om eenmalige donateurs te werven, zorg dan dat zij met een QR-code naar een betaalverzoekje / Tikkie kunnen doneren.
Tip: Maak overal foto’s van en stuur iedereen (fondsen, donateurs, sponsors) een bericht na elke activiteit.
Tip: Nodig iedereen (fondsen, donateurs, sponsors) altijd uit voor alle activiteiten.
Tip: Maak een aparte pagina op je site voor donaties / sponsors (welkom bij de familie! Truus speelt trompet, Kees zit in het bestuur en jij/u geeft!)
Tip: Laat op de website weten dat legaten gewaardeerd worden.
Tip: Zorg dat alle knoppen op je website werken.
Maak het makkelijk
Doneren moet niet alleen een fijn gevoel geven, het moet ook vooral niet ingewikkeld zijn en donateurs moeten kunnen kiezen wat bij hen past.
Stel daarom geen vast bedrag maar zorg voor drie opties: een klein, middelgroot en groot bedrag. Mensen pakken snel de middelste optie.
Bied mensen de keuze voor eenmalig/maandelijks/jaarlijks doneren.
Bied extra opties om te doneren bij projecten of bijzondere gelegenheden.
Tip: Verander je de opzet van de donateursaanpak en wil je de bestaande donateurs niet ineens anders behandelen? Benoem die groep tot ‘vip-lid’. Zet een nieuwe donateursclub op met nieuwe voorwaarden.
Tip: Pas op met de donateurs / vrienden in een aparte stichting zetten, zorg voor heldere afspraken met de club over wat er gebeurt met het geld in geval van bijvoorbeeld conflicten.
Tip: Mensen die lid zijn van de vriendenloterij kunnen je vereniging daaraan koppelen.
Links voor meer verdieping:
Sponsoring
Deze inkomstenbron biedt ook een goede kans op duurzame financiering voor de reguliere activiteiten van je vereniging. Ook hier is de gunfactor ontzettend belangrijk. Dus veel tips over donateurs kun je ook bij sponsors gebruiken. Daarnaast komen hieronder nog meer tips uit de workshop van Margot:
Maak het persoonlijk
- Zorg voor persoonlijk contact. Ga elk jaar langs om te vragen of je sponsor tevreden is, of je nog iets voor hen kunt betekenen.
- Laat zien aan de sponsors dat jullie club maatschappelijk betrokken is.
- Stuur iemand op pad die dit meerdere jaren gaat doen, want het draait om relaties opbouwen. Dat hoeft niet eens een lid vd vereniging te zijn, maar kan ook familielid, of vriend van een lid zijn. Maak die mensen erelid bijvoorbeeld.
- Ga eens borrelen met mensen van de sportverenigingen of andere clubs, viavia vind je mensen.
- Tip uit Oploo: het jaar voordat de driejaarlijkse sponsorcontracten aflopen organiseren zij een ‘fanmiddag’ waar de sponsors extra aandacht krijgen met een fijn diner & concert.
- Geef je sponsorpakketten een leuke naam
Maak het duidelijk
- Sponsorpakketten zorgen voor duidelijkheid en verwachtingsmanagement. Biedt extra opties om bij projecten te sponsoren.
- Spreek een einddatum af, en probeer de contracten gefaseerd af te laten lopen (zodat niet alle contracten stoppen op hetzelfde moment)
En verder
- Als je een nee krijgt, vraag dan wat je anders had kunnen doen.
- Houd goed bij met welke partijen je al gesproken hebt.
- Reken uit wat de tegenprestatie waard is, en vraag een bedrag dat daarbij past.
Fondsen en subsidies
Fondsenwerving en subsidies aanvragen lijkt veel op elkaar. Het grootste verschil is: Subsidies krijg je van de overheid (Rijk, Provincie, Gemeente) en fondsenwerving doe je bij de verschillende private fondsen (zoals Het Cultuurfonds of het VSB fonds). Margot had in haar workshop ook tips over deze bron van inkomsten voor je vereniging.
- Maak met je aanvraag duidelijk dat je met je plannen (en dat wat jij als vereniging goed kunt) mensen blij maakt. Het plan is niet alleen voor je leden interessant, nee, het is bedoeld om een veel grotere groep mensen iets te bieden.
- Met een positief verhaal, geschreven vanuit optimisme, kom je bovenop de stapel.
- Een fonds of subsidie is vrijwel altijd bedoeld voor projecten met een duidelijk begin en einde. Maar je kunt wel proberen om van een reguliere activiteit een project te maken!
- Let op: de bijdrage van een fonds is nooit 100% – er is altijd matchingsgeld nodig en dat wordt steeds moeilijker (want: meer aanvragers, niet meer geld in de fondsen). In komsten van sponsors en donateurs (bijvoorbeeld via de Vriendenloterij) kun je hiervoor gebruiken.
- Volg de online training fondsenwerving door het VSB fonds.
- Zorg dat alle knoppen op je website werken.
- Pas de omschrijving in het register Kamer van Koophandel aan zodat die klopt met je missie, je verhaal, dat wat je aan fondsen stuurt. Dat wordt door fondsen gecontroleerd, als het niet klopt val je meteen af.
We hopen dat jullie alle tips handig vinden, en we zien jullie graag op ons volgende symposium Toekomstmuziek!
